Dia 69 Administrar problemas e conflitos do jeito correto

Posted by Gabriel Orcioli on março 01, 2019 in Meditações Diárias | No comments

Muitas pessoas adoram dizer que você tem que tirar sua cabeça de fora da situação. Essa frase tem que ser analisada corretamente:

    1.     Muitas vezes ficar com a cabeça quente em situações difíceis, da qual não podemos sair, é uma das melhores formas de aumentarmos nossa resistência ao estresse e paciência. O que permite ver sua capacidade de tomar boas decisões sob pressão.

     2.     Em algumas situações faz sentido se afastar do problema, em outras não faz muito sentido.

Então, como tenho que lidar com um problema?

     1.     Reconhecer que existe um problema.

     2.     Tirar o seu emocional da equação

     3.     Começar a analisar o problema

     4.     Escolher as melhores opções

     5.     Testar para ver os resultados

   6.     Se o resultado não for bom, escolhe outra opção e tente novamente. Caso não consiga sozinho, procure ajuda.

   7.     Ao conseguir um bom resultado pergunte-se: será que é possível conseguir um resultado ainda melhor? Entenda que não é porque você teve um resultado positivo que significa que é o melhor resultado.

Administrar conflitos e problemas é uma das habilidades mais difíceis que alguém precisa trabalhar. Para cada situação, existe uma solução. Logo sempre usar a mesma resposta para situações diferentes não é uma excelente estratégia. Pode até funcionar várias vezes, mas não significa que irá funcionar sempre. E a maioria das pessoas cometem o erro de pensar que uma solução serve para vários problemas.

Cada pessoa tem o seu perfil comportamental, níveis de inteligência social, níveis de adaptação a vida e a realidade e naturalmente, possuem dificuldade em encontrar as melhores respostas. Então geralmente seguem as respostas através da dor, das experiências da vida, das pessoas que considera autoridade, dos filmes, da educação, dos amigos, do ambiente, e assim por diante.

Para ficar bom em resolver problemas, tudo vai depender de dois simples fatores:

    1.     A quantidade de informações de alta qualidade que você tem (seja por meio de exemplos como outras pessoas cometendo erros ou seja através de cursos, consultorias que oferecem as melhores informações).

      2.     Sua experiência (testes e experimentos, escolhendo as melhores respostas).

Com essas duas informações podemos prosseguir. O que irei apresentar pra vocês é o MASP que é a abreviatura usada para o Método de Análise e Solução de problemas. É um Roteiro estruturado que irá te ajudar a administrar melhor os problemas e conflitos.

1.   Identificação do problema: Definir claramente o problema e reconhecer sua importância.

2.   Observação: Investigar as características específicas do problema com uma visão ampla e sob vários pontos de vista.

3.   Análise: Descobrir as causas fundamentais.

4.   Plano de ação: Conceber um plano para bloquear as causas fundamentais.

5.   Ação: Bloquear as causas fundamentais.

6.   Verificação: Verificar se o bloqueio foi efetivo.

7.   Padronização: Prevenir contra o reaparecimento do problema.

8.   Conclusão: Recapitular todo o processo de solução do problema para trabalho futuro.

Etapa 1 – Identificando conscientemente o problema

Identificar o problema é uma das coisas mais interessantes que pode fazer. É o momento onde conscientemente você descobre que tem algo incomodando e que precisa de uma solução.

Sendo assim, quero que imagine um problema qualquer e escreva qual é esse problema. Aqui será um pouco diferente do que é no Diário Emocional. O diário emocional é para lidar com o que você sente ou seja, soluções para o que você sente, agora estamos falando em resolver problemas de forma racional e não resolver o emocional.

Para identificar o problema é necessário que o emocional tenha sido resolvido primeiro. Isso porque o emocional é como uma outra pessoa que faz com que você tome certas decisões, use certas palavras que não deveria usar. E naturalmente ao invés de conseguir analisar a situação, irá piorar a situação ou até mesmo danificar sua análise.

Sendo assim, somente tente resolver problemas quando seu emocional não interfere ou está sob controle.

Etapa 2 – Compreendendo o problema

Muitas pessoas quando tem um problema, principalmente quando sente dor, medo, insegurança, timidez, acomodação, entre outros, tentam resolver o problema o mais rápido possível. Na maioria das vezes em que sentem dor, não querem compreender o problema. Querem se livrar da dor imediatamente.

Sem analisar verdadeiramente o problema, o problema não será resolvido corretamente. É possível diminuir a dor imediatamente assim como ter respostas simples porém ineficientes. O correto é entender o problema em todos os seus níveis:

  Ø Curto prazo: tudo aquilo que envolve o aqui e agora.

  Ø Médio prazo: as coisas que aconteceram dias, semanas ou meses antes que interferiram na maneira de lidar com o problema

  Ø Longo prazo: pode envolver traumas de quando era criança que podem influenciar sua maneira de lidar com problemas e conflitos, criando limitadores, desmotivadores que impedem que consiga tomar as melhores decisões. Também envolve sua inteligência emocional e principalmente as informações que adquiriu com a vida.

Tudo isso, faz parte da identificação do problema e permite que compreenda o problema em seus mais diversos níveis.

O ponto crucial da etapa 2 é a coleta de informação que pode ser útil para direcionar um processo de análise muito bem feito. Quanto melhores as informações, melhor será a análise. Quanto piores as informações, inconclusiva tenderá a ser a análise.

Etapa 3: Analise

A etapa da análise é aquele em que serão determinadas as principais causas do problema (sendo de curto, médio ou longo prazo). Essa é a parte onde você tem que separar a situação onde aconteceu o problema desde o começo:

     1.     Ao acordar, você acordou com boa energia ou não foi tão bem assim?

      2.     Antes de acontecer o problema, como você se sentia?

    3.     Qual foi o primeiro momento de vida do problema? Ou seja, explique quando a primeira parte do problema apareceu. Imagine um trem saindo do túnel. Primeiro você vê o primeiro vagão. Você nunca vê o trem inteiro.

     4.     Explique a parte em que o problema se tornou real.

     5.     Explique o que aconteceu durante o problema.

     6.     Explique o final do problema.

É muito importante contar a história do problema do começo ao fim. Isso irá permitir algumas coisas como:

   Ø Encontrar o que gerou o problema

   Ø Entender como você e as pessoas próximas a você lidaram com o problema

   Ø Descobrir quais são seus limites e o que precisa estudar para (a) evitar o problema, (b) amenizar o problema, (c) lidar com o problema corretamente

A etapa da análise consiste em alguns pontos:

   Ø Levantamento das variáveis que influenciam no problema

   Ø Escolha das causas prováveis (hipóteses)

   Ø Coleta de dados nos processos

   Ø Confirmação das hipóteses.

   Ø Teste de consistência

   Ø Analise do resultado e melhora de resultado.

O que eu tenho que fazer aqui?

O que você pode fazer é pegar uma folha e fazer um risco reto bem grande. Esse risco é a linha do tempo do problema. O problema tem um começo, um meio e um fim.

O que você irá fazer é colocar as informações que geraram o começo do problema. Depois irá colocar as informações do meio do problema e depois as informações do fim do problema.

Ao fazer isso será capaz de visualizar o problema inteiro em um só lugar.

Etapa 4: plano de ação

Depois de analisar toda a situação, será capaz de descobrir o que aconteceu desde o começo do problema, até o problema ficar pior (meio do problema) e o fim do problema (solução encontrada por ambas as partes ou uma das partes).

O que é o plano de ação?

O plano de ação significa o que você irá fazer para resolver o problema. De forma simples, você pode decidir acabar com todo o problema de uma vez (que raramente acontece) e pode optar por eliminar o problema usando a estratégia de um passo de cada vez.

Por exemplo, se você resolvesse o problema no começo, o problema teria chegado até o meio ou ao final dele como chegou? A resposta é não. No caso para resolver o problema no começo, você precisa escolher as opções que possuem as melhores respostas e assim você irá testar para ver se consegue um resultado diferente.

Por exemplo, se eu sei que a pessoa está estressada e que o estresse dela a obriga a querer entrar em conflito com maior facilidade, o que irei fazer é evitar certos assuntos e certos comportamentos que faça com que o problema tenha um início.

O que você tem que fazer é levantar todas as melhores opções para lidar com o problema, sendo elas de curto, médio e longo prazo. E através dessas opções fazer testes. Isso mesmo, experimentos.

Você tem que se planejar para:

     1.     Eliminar o problema muito antes de acontecer

     2.     Eliminar o problema no começo do problema

     3.     Resolver o problema no meio com mudanças de atitudes, comportamentos, palavras e etc.

     4.     Resolver o problema no final, buscando uma resposta que seja melhor do que como o problema terminou.

Também existem as soluções de médio e longo prazo:

  Ø Trabalhar na inteligência emocional

  Ø Trabalhar na administração de problemas e conflitos

  Ø Trabalhar em como lidar com o estresse ou com traumas que influenciam sua vida causando ainda mais problemas e conflitos

  Ø Trabalhar em soluções de como lidar com a dor e com o sofrimento

  Ø Trabalhar para descobrir qual é o seu padrão para que seja capaz de muda-lo

  Ø Estudar sobre programação humana

  Ø Estudar sobre o padrão das pessoas próximas a você porque se você entender os padrões delas, será capaz de se adaptar de forma quase perfeita e será capaz de ter a pessoa em sua mão se você quiser.

Perceba que estamos dando uma solução para o problema no curto prazo ou seja, resolvendo o problema no aqui e agora, e também estamos resolvendo o problema no médio e longo prazo ou seja, aumentando as chances do problema não acontecer no futuro mas caso aconteça, com todo esse estudo, resolver o problema não será tão difícil.

Aqui é o local onde você escolhe uma ou várias opções para resolver o problema.

Etapa 5: Ação

A partir do momento em que você fez o seu plano e escolheu as opções que irá testar, é hora de colocar em prática. Isso mesmo, está na hora de testar. O problema é que você terá que ser paciente até outra situação parecida com a sua aconteça. Caso aconteça, você poderá testar várias opções ou uma opção para ter uma noção do resultado.

A ideia aqui é fazer vários testes. Tudo o que você tem que fazer nessa etapa é colocar em prática.

Etapa 6: verificação

Agora é hora de verificar os resultados. Os resultados você tem que dar uma nota de 0 a 10. A nota de 0 a 10 significa o quanto está satisfeito com a opção ou solução testada.

Caso não obtenha resultados positivos, volte e analise o problema novamente e escolha outra opção. Geralmente um problema tem várias opções que podem ser testadas. Se uma deu errado, você tenta outra e assim continua.

Quando obter algum resultado positivo, você precisa se perguntar se o resultado poderia ser melhor. E então irá procurar opções que oferecem um resultado muito melhor.

Você nunca conseguirá resultados diferentes se continuar a escolher opções ruins e a colocar em prática do jeito incorreto.

Mas Gabriel, eu tentei todas as opções e não consegui?

Temos que analisar o seguinte:

    1.     Na maioria das vezes as pessoas usam as opções que elas foram capazes de encontrar e não analisaram corretamente todas as opções. Isso geralmente ocorre pela falta de informação e pela falta de experiência em administrar problemas e conflitos.

     2.     Não conseguiu executar corretamente o teste e não conseguiu se adaptar as novas situações que surgiram.

     3.     A outra parte que é o problema ou seja, não importa a opção que escolha não obterá resultado porque o que não permite que resultados sejam melhores é a parte que não temos controle.

     4.     Agir pela dor, pelo sentimento ou pelo resultado negativo ou seja, não ser capaz de respeitar todo o processo. Muitas vezes é a dor que o impede de executar corretamente o processo e em outros casos, pode ser a baixa resistência contra resultados não desejados ou esperados.

Etapa 7 – Padronização

Ao conseguir resolver o problema, descobrindo o padrão do problema, está na hora de criar a padronização para documentar o problema e como resolvê-lo. Isso porque não podemos confiar em nosso cérebro para guardar essas informações.

Sendo assim iremos anotar todo o problema. Iremos anotar toda a solução do problema. Iremos anotar o que não devemos fazer ao lidar ou passar pelo problema. Iremos anotar os padrões das pessoas e como elas lidam com os problemas.

Depois iremos documentar e de vez em quando iremos ler o documento para treinar ou manter o cérebro antenado em como lidar com o problema.

Com isso criará uma estratégia para evitar ou lidar com o problema de forma correta.